Strukturoitu Onboarding luo kustannussäästöjä ja rakentaa
luottamusta organisaatioon

Uuden työntekijän ensikosketus uuteen työympäristöön lähtee perehdytyksestä ja onboarding-prosessista. Työhaastattelussa työnantaja on kertonut kuinka yritys panostaa työntekijöiden laadukkaaseen perehdytykseen, robusteihin sisäisiin prosesseihin, ja korkealaatuisiin ratkaisuihin. Uuden työsuhteen alussa on oleellista, että luottamusta työntekijän ja organisaation välillä lähdetään rakentamaan heti ensimmäisestä päivästä lähtien, perehdytyksen alussa. Näin esitetään uudelle työntekijälle taso, jolla organisaatio operoi ja organisoi toimintaansa. Sujuvan onboarding prosessin kautta työntekijä oppii luottamaan organisaation tekemiseen, parantaen motivaatiota ja vahvistaen työnantajamielikuvaa.

Toisaalta, kehnolla ja sekavalla perehdytyksellä työhaastattelun aikaiset lupaukset ja mielikuvat pahimmillaan petetään, jolloin työntekijän moraali ja luotto organisaation tekemisen tasoon laskee. Lisäksi perehdytyksen venyessä menetetään runsaasti tehokasta työaikaa. Siksi onkin oleellista, että Onboarding -prosesseissa noudatetaan paitsi järjestelmällisyyttä, myös käytännöllisyyttä; mahdollisestetaan enemmän kuin pakollinen, luodaan todellista pohjaa onnistumisien mahdollistamiseen.
‍
Soft Technologies tarjoaa monipuolisen ja kustannustehokkaan onboarding sovelluksen organisaatioille. Etumme on ennen kaikkea helppous ja kustannustehokkuus: Power Apps toteutuksen avulla pystymme konfiguroimaan ketterästi juuri tiimillesi soveltuvan käytännönläheisen toteutuksen. Jäykkien korporaatioratkaisujen sijaan pystymme keskittymään nopeaan läpivientiin ja ketterään muutoksenhallintaan, jolloin saamme rakennettua kustomoitua sisältöä ja toiminnallisuutta nopeammin ja edullisemmin.

Soft Technologies Onboarding Sovellus

Miten Onboarding-sovelluksemme toimii, mitä se sisältää? Sovellukseen määritellään tyypillisesti neljästä kymmeneen onboarding vaihetta. Vaiheet voivat sisältää esimerkiksi seuraavanlaisia osioita:

Yleiset Ohjeistukset 📖
‍
Esitä yleiset ohjeet osana onboarding prosessia selkeässä muodossa. Lisää helppolukuisia tekstiosioita suoraan sovellukseen tai linkkaa pdf-tiedostaja työntekijän ladattavaksi. Liitä tietoa yrityksen kulttuurista, käytännöistä ja tavoitteista. Luo tiimikohtaisia ohjeita ja varmistu siitä että työntekijä on informoitu vaatimustenmukaisesti kun työt alkavat.

Tehtävälistat ✅

Määrittele sovellukseen tehtävälistat, jotka jakaantuvat loogisiin kokonaisuuksiin eri vaiheissa onboardingia. Halutessasi voit lisätä myös kysymys-osioita, joiden vastaukset voidaan välittää suoraan asianmukaisiin data-lokaatioihin tai vastuuhenkilöiden tietoon.

Opastusvideot ▶️

Sovellukseen voidaan upottaa videoita littyen esimerkiksi yrityskulttuuriin, toimintaohjeisiin, työvälineiden käyttöön tai turvallisuusohjeisiin. Voit esittää myös näyttönauhoituksia, joissa näytät esimerkiksi miten oleellisia sovelluksia käytetään tai miten rooliin kuuluvat perustyönkulut hoituvat.

Linkit Sovelluksiin ja Raportteihin 🔗

Oleelliset data-lokaatiot, viestintäkanavat, HR-järjestelmät, ja projektinhallintatyökalut – linkattuna suoraan onboarding sovellukseen. Säästä aikaa rakentemalla katalogi kaikille työssä tarvittaville oleellisille työkaluille. Työntekijä voi ensimmäisinä päivinä palata sovellukseen etsiäkseen tarvitsemiaan resursseja.

Jaa Onboarding useammalle päivälle, jatka edistymistä siitä mihin jäit
‍
Onboarding sovellus tallentaa edistymisesi, jolloin työntekijä pääsee jakamaan perehdytyksen suorittamista useammalle päivälle. Sovellus tunnistaa käyttäjät Microsoft 365 käyttäjän perusteella, ja huolehtii käyttäjien tietoturvasta siten, että työntekijän edistyminen on vain esimiehen ja työntekijän tiedossa. Sovellukseen voidaan määritellä myös tavoiteaikatauluja eri vaiheiden suorittamiselle, sekä lisätä muistutuksia, jolloin työntekijä saa ilmoituksia sähköpostiin muistuttaen onboardingin loppuunsuorittamisesta.

Automaattinen ilmoitus HR-tiimille, esimiehelle, tai asiakasjärjestelmään kun onboarding on valmis
‍
Kun kaikki määritellyt onboarding vaiheet on suoritettu, sovellus vie tiedon asiakkaan toivomalla tavalla esimerkiksi HR-tiimille, esimiehelle, tai asiakkaan järjestelmään. Työntekijä voi myös ladata diplomin PDF muotoisena. Työntekijä pääsee toki myös jälkikäteen palaamaan sisältöön.

Onboarding sovelluksen avulla saat täyden kontrollin perehdytyksen sisällöstä
‍
Ota yhteyttä, ja katsotaan miten sovellus voisi palvella juuri teidän tiimiä. Sovelluksen saat parhaimmillaan käyttöön parissa viikossa, riippuen kuinka monta vaihetta sovellukseen halutaan määritellä.

Ps. Onboarding sovellukseen voidaan lisätä kielituki niin monelle kielelle kuin tarvitset. Autamme käännösten tuottamisessa ja organisoinnissa!

Antti Luoto

15.03.2025